Chi lavora nel campo della comunicazione e del marketing sa benissimo che è necessario collaborare con i propri colleghi o con un team alla stesura di diversi progetti e documenti. Spesso ognuno lavora ad una versione del documento, che poi viene inviata ed aggiornata più volte. Il risultato? Nessuna versione definitiva, perdite di tempo per revisionare tutto il copywriting ed assemblare un documento finale e tanto, troppo stress. Per fortuna negli ultimi anni il cloud computing è cresciuto nella quantità e qualità di servizi, ed anche Mister Google ha sviluppato i suoi strumenti cloud, tra cui Google Drive. Diversi servizi offrono free tool e sistemi gratuiti per lavorare comodamente in cloud; a Real Web abbiamo iniziato ad utilizzare Google Suite da qualche anno e ne siamo soddisfatti e, in particolare, ci coordiniamo con colleghi e clienti su Drive per il copywriting. Scopri anche tu come sfruttarlo al meglio per lavorare in team!
Cos’è Google Drive?
Google Drive è un servizio creato da Google nel 2012, che permette di archiviare, condividere, modificare e visualizzare diversi tipi di file, anche in maniera collaborativa, e di sincronizzare in remoto computer fissi e dispositivi mobili. Può essere infatti utilizzato sia via Web, caricando e visualizzando i file tramite il proprio browser, sia attraverso l’applicazione installata sul computer, che sincronizza automaticamente una cartella locale del file system con quella condivisa.
Google Drive offre fino a 15 GB gratuiti per l’archiviazione, estendibili a pagamento fino ad un massimo di 30 TB, che comprendono anche lo spazio di memorizzazione dell’account Gmail e delle foto di Google+. In questo spazio sono salvati anche i file creati con Google Documenti ed è qui che risiede l’utilità di Drive per il copywriting.
Cosa offre Google Drive?
Oltre alle funzionalità di file hosting, file sharing e di modifica collaborativa di documenti, Google Drive offre anche un kit di office automation, che comprende tutti gli strumenti che siamo abituati ad utilizzare normalmente su un computer qualsiasi, ovvero cartelle e documenti di lavoro. I documenti di lavoro di Google corrispondono ai servizi che offrono, tra gli altri, anche Microsoft ed Open Office, e possono suddividersi in documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, ottimi alleati per chi lavora con il copywriting:
- Google Docs è il corrispondente di Word
- Google Sheets è l’equivalente di Excel
- Google Slides corrisponde a Powerpoint.
I documenti di testo ed i fogli di calcolo possono essere salvati nei formati .doc, .odt e .pdf.
Google Drive offre inoltre altri strumenti molto interessanti, come i questionari (Google Forms), le mappe (Google Maps), i grafici (Google Drawings) e le tabelle (Google Fusion Tables).
I 5 vantaggi offerti da Google Drive per il copywriting
Google Drive risolve il problema dei documenti non salvati e dei progetti collaborativi, permettendo di utilizzare cartelle e documenti condivisi su cui più persone possono lavorare contemporaneamente, specialmente per quanto riguarda il copywriting. Leggi questi cinque vantaggi ed inizia ad utilizzarlo!
- Condivisione in real time: i documenti di Google Drive sono condivisibili con chiunque abbia un account Google. Ad un documento condiviso possono lavorare contemporaneamente più persone, le varie modifiche vengono tracciate automaticamente e le versioni, aggiornate costantemente, sono ripristinabili in qualunque momento.
- Accessibilità da tutti i dispositivi: come abbiamo visto, Google Drive può essere utilizzato dal web o tramite le applicazioni sia dal computer sia da dispositivi mobili come smartphone o tablet. La app installata sul computer fa anche da ulteriore backup, mantenendo cartelle e documenti costantemente aggiornati.
- Spazio cloud gratuito: Google Drive offre gratuitamente 15 GB in cloud per ogni account Google. Una volta terminato lo spazio, esiste sempre la possibilità di acquistare ulteriori GB a prezzi ragionevoli.
- Diversi livelli di condivisione: ogni file, che sia una cartella o un documento, può essere privato oppure condiviso con una o più persone, senza dover inviare allegati via email (è sufficiente un link), con permessi diversi. Approfondiamo l’argomento nel prossimo paragrafo.
- Semplicità d’utilizzo: se hai già dimestichezza con documenti Word, Excel o Powerpoint, sarà molto facile imparare ad avvalersi di questo servizio. Le funzionalità sono le stesse, ed inoltre hai sempre a disposizione la guida di utilizzo di Google.
Come condividere un documento
Una cartella ed un documento possono essere condivisi con differenti account e con permessi ed autorizzazioni diversi.
La condivisione può avvenire con un indirizzo specifico, con un gruppo aziendale (un’azienda che utilizza Google Suite), con chiunque abbia il link ed abbia un account Google oppure con chiunque, in modalità pubblica.
I diversi permessi riguardano la possibilità di visualizzare, commentare o modificare il documento.
È possibile definire i permessi a livello di cartella, che diventano le impostazioni di default dei documenti contenuti, o a livello di singolo file.
Google Drive è un servizio davvero utile per chiunque abbia la necessità di lavorare con il copywriting sia da solo sia in team, mantenendo costantemente aggiornati in cloud documenti e modifiche.
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