Inutile negarlo: Excel resta uno strumento indispensabile per chiunque si occupi di marketing. Che si tratti di analizzare dati, pulire liste di contatti o preparare il materiale per le prossime campagne Adwords, in qualsiasi momento c’è almeno un documento di dati aperto sul computer. Oggi ci soffermiamo sul data management. Fra tutte le operazioni che si possono compiere su questo vasto programma, ce ne sono alcune veramente indispensabili per il nostro settore: ecco una selezione di quelle che utilizziamo più spesso per pulire i dati.
Aprire un file .csv
Molte piattaforme, fra cui Google Adwords, Facebook Business Manager e Mailchimp, permettono di scaricare archivi di dati raccolti attraverso i .csv, ovvero “comma-separated values”. Questi file di testo si possono aprire facilmente su Excel. Vai sulla sezione “Dati” e clicca sulla seconda icona da sinistra, “Da testo”. Nella finestra che si apre, seleziona il file .csv che desideri aprire e premi il tasto “Dati” in basso a sinistra. A questo punto si apre la finestra di Importazione guidata del testo, dove puoi selezionare la modalità di identificazione dei campi, “Delimitati” da particolari simboli o a “Larghezza fissa”. Puoi verificare l’anteprima delle tue operazioni nel riquadro sottostante.
Rimuovere i duplicati
Quando si uniscono liste di dati, magari contatti email da importare manualmente nel proprio database, può servire una pulizia preliminare dei duplicati. In Excel l’operazione è piuttosto elementare: basta andare sulla finestra Dati e selezionare l’icona “Rimuovi i duplicati”. Si aprirà una finestra di dialogo che chiede su quali colonne effettuare l’operazione. A seconda della necessità puoi confrontare i contenuti di una colonna sola o più colonne contemporaneamente e ottenere una lista pronta per il caricamento in database.
VLOOKUP e HLOOKUP
Se hai bisogno di mettere in relazione i valori di due tabelle, questa funzione fa al caso tuo. Basta digitare la formula = cerca.vert o =cerca.orizz per trovare un determinato valore in una riga o una colonna. Funziona così:
=CERCA.VERT(casella del valore da cercare; intervallo in cui cercare il valore, che può essere una tabella, una matrice; numero di colonna nell’intervallo che contiene il valore restituito; Corrispondenza esatta o Corrispondenza approssimativa, indicata come 0/FALSO o 1/VERO). Fra tutte le funzioni di Excel, questa è decisamente una delle più utili per il database management.
Speriamo che questi piccoli suggerimenti possano esserti utili, ma ricorda: ci sono integrazioni che puoi collegare alle varie piattaforme per ridurre al minimo gli interventi manuali. A proposito, se hai bisogno di supporto professionale per l’organizzazione e la pulizia dei tuoi dati, contattaci: abbiamo tante soluzioni da proporti per il database management.
